Sistematizar para não se atrapalhar

Sistematizar para não se atrapalhar_

 

Em minha experiência com micro e pequenas empresas ao redor do Brasil eu

tenho visto pouquíssimas instituições com suas atenções voltadas para processos e

sistematização. Como falei no artigo anterior, tudo se inicia com a entrevista para

contratação. Ao contratar deve-se apresentar logo quais são as tarefas que a pessoa que

irá entrar deverá cumprir, porém de maneira escrita. Além disso, as normas e

procedimentos da empresa devem ser explicados de maneira didática, item por item para

não deixar dúvidas.

Outra ferramenta muito importante para sistematizar procedimentos é o fluxograma

que mostra o passo a passo de uma rotina potencializando a padronização. O fluxograma

evita que as tarefas sejam feitas sob a diferente decisão de cada um, pois todos que

entram na empresa trazem consigo vícios e manias que muito provavelmente vão de

encontro às decisões da empresa e o resultado disso é cada um por si e Deus por todos,

gerando problemas de comunicação e consequentemente constrangimentos que irão

diretamente atingir os clientes.

Mas então como criar estas duas ferramentas consideradas tão importantes para o

bom andamento de processos dentro da empresa? Seguem abaixo algumas dicas

importantes para que você possa construir seus fluxogramas e seu manual de normas e

procedimentos.

 

1. Tanto para fluxograma como para normas e procedimentos busque a ajuda da equipe,

pois ela pode trazer ideias que você sozinho não consiga ter;

2.  Antes de reunir com sua equipe pense nos setores da sua empresa e onde pode haver

processos que vão facilitar o trabalho. Por exemplo, se você tem setor de estoque, será

que não seria importante ter um passo a passo desde a entrada do produto, passando

pelo cadastramento do mesmo no sistema até finalmente chegar nas prateleiras do

estoque;

3. Separe sua equipe por grupos de acordo com o setor que eles trabalham;

4. Peça-os para dar ideias, na linguagem da administração também chamada de

“brainstorm”, uma “tempestade de ideias” e enfatize que neste momento não há certo ou

errado. Provoque seus funcionários a pensar em soluções que facilitarão os processos da

empresa. É importante ressaltar que neste momento de inspiração da equipe você não

deve criticar ou deixar de incluir algo que alguém trouxe. Este momento é para deixá-los à

vontade para externar suas ideias;

5. Filtre o que todos disseram e veja se as ideias cabem nos procedimentos que você

deseja criar, se estão compatíveis com as rotinas da empresa;

6. Depois do filtro é hora de colocar em ordem de acontecimento. Neste momento você

conseguirá ter uma visão do inicio, meio e fim da tarefa;

7. Depois disso é só inserir os ícones para que realmente se transforme em um

fluxograma.(Aqui segue um exemplo tirado do site www.okconcursos.com.br)

fluxgrma

8. Com os fluxogramas prontos é hora de colocá-los em prática, primeiramente treinando cada pessoa envolvida exaustivamente até que seja oficializado.

Em relação ao manual de normas e procedimentos, os passos a seguir não são

diferentes, os assuntos é que são, pois as regras da empresa é que estão em pauta.

Temas como uniforme, uso da tecnologia (facebook, what’s app, etc.) entre outros são

levantados e discutidos para que haja uma padronização do que pode e não pode

acontecer. O gestor precisa ser um grande mediador para que não haja discussões

inúteis neste momento.
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A empresa que tem processos bem definidos só tem a ganhar, os funcionários

gostam de participar dessas reuniões porque se sentem mais presentes e ativos dentro

da empresa. Portanto, se você não tem organograma, fluxograma e normas &

procedimentos em sua empresa ainda há tempo de fazer e você perceberá a diferença entre o antes e o depois. Pense nisso!

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Planejamento: A mola mestra do empreendedorismo

Planejamento A mola mestra do empreendedorismo_

Todos nós aprendemos com a vida que nada acontece por acaso, principalmente quando se trata de pessoas e instituições que alcançam sucesso. Veja, por exemplo, o caso da seleção Alemã de futebol. O técnico Joachim Low assumiu o time em 2006 e colecionou uma série de “fracassos”: dois segundos lugares, dois terceiros lugares e um quarto lugar. Porém, nada fez com que ele (o técnico) abandonasse tudo que tinha se proposto quando assumiu, ele somente fez alguns ajustes olhando para o que não estava dando certo e o resultado de tudo isso depois de incansáveis alinhamentos foi o tetra campeonato mundial no Brasil. As coisas deram certo para a Alemanha graças ao bom e velho planejamento. O mais curioso é que se nós todos sabemos que planejar é o caminho mais correto para se chegar a algum lugar, qual a razão então de muitos gestores teimarem de não fazer o que tem que ser feito?

Talvez as respostas mais comuns que tenho recebido nos últimos anos é que dá trabalho, dá trabalho ter que parar para pensar, dá trabalho ter que deixar o operacional para se dedicar ao estratégico. Até aí nada demais, planejar realmente dá trabalho, mas as consequências de um planejamento estratégico são imensuráveis contrastando com a falta do mesmo. Planejar significa ir em direção ao futuro baseado em argumentos sólidos tirados de estudos de mercado e da situação atual da empresa.

Outro dia um empresário de São Paulo me reportou os ganhos que passou a ter depois que instalou alguns fluxogramas em sua empresa. O inicio de tudo foi saber exatamente o que ele queria de seus subordinados e onde cada um poderia levar sua empresa, depois foi sentar com todos eles e fazer os procedimentos conforme a visão e a experiência de cada um. O próximo passo foi treinar cada um deles e vê-los atuar para poder tomar as providências cabíveis dentro da proposta de trabalho. O resultado de todo este esforço é que hoje ele tem uma equipe coesa que entende o que ele quer a da forma como quer, e isso faz com que ele tenha mais tempo para si e sua família.

Também conversei com outro empresário que tinha uma empresa junto com o tio, porém resolver vender sua parte por não aguentar mais a forma como era feita a gestão, no chicote, sem planejamento e metas. Hoje ele está fazendo um plano de negócios para abrir uma franquia de alimentos, mas desta vez quer começar da maneira correta.
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Algumas perguntas são importantes de você se fazer para poder compreender o nível de engajamento com as metas que pretende fazer:

  1. Como está minha empresa neste momento?
  2. Sua empresa tem pontos fortes e a melhorar na parte interna? Quais?
  3. Como está o mercado? Quais as ameaças e oportunidades de seu segmento?
  4. Como estão seus processos? Há organograma, fluxograma, normas e procedimentos?
  5. Existe um programa de treinamento padronizado?
  6. Onde você quer estar daqui a médio longo prazo? E como está se preparando para tal?

 

Como você pode ver planejar o futuro é de muita importância, porém o inicio de tudo é o presente. É impossível pensar no futuro sem saber como está o presente. Pense nisso!

 

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Meu funcionário e eu, a perfeita simetria!?!?!?

meu funcionario e eu   No artigo intitulado “Gestão de pessoas ou gestão para pessoas?” eu levanto 6
passos que são muito importantes para que o gestor de uma empresa possa gerir
pessoas de maneira eficaz. O primeiro passo se refere a ter objetivos comuns e é este
que vamos tratar neste artigo.

Como é que inicia o relacionamento de um casal, por exemplo? Primeiramente há
o contato inicial quando as duas pessoas começam a conversar e notar se há algo em
comum entre eles. Através de diálogos e convívio o casal começa a abrir mais suas vidas
e suas particularidades rumo a um relacionamento mais sério. À medida que ambos vão
sentindo que há futuro na relação, eles vão pensando em um futuro mais promissor.

Em uma relação empresarial é exatamente da mesma forma, o único problema é
que muitas vezes não há objetivos comuns em ambas as partes. Alguém se candidata a
uma vaga em uma determinada empresa e leva consigo sonhos e ambições, do outro
lado há alguém que contrata e que também tem sonhos e ambições, porém não são os
mesmos da pessoa candidata. O candidato pode querer apenas passar um tempo na
empresa por razões de estudo, por exemplo, e depois querer ir embora. Pode ser também
que o candidato queira seguir carreira na empresa, porém não é isso que o gestor queira,
ele quer apenas um funcionário temporário e depois vai mandá-lo embora.

Como você pode notar, pessoas têm motivações diferentes, nesta relação é
importante o gestor saber o que ele deseja do candidato à vaga e se este candidato terá
condições de exercer o que for pedido. Como um casal, o relacionamento tem que iniciar
com muito diálogo e percepção do que ambos têm a dar e a receber. Mas na hora da
entrevista de emprego, gestor, as suas perguntas conseguem trazer à tona a percepção
de que aquela pessoa do outro lado da mesa é a pessoa correta a ser contratada?

   Seguem algumas dicas para serem usadas no momento da entrevista:

Evite perguntas óbvias. Perguntas do tipo: Fale um pouco de você ou mesmo quais
suas virtudes e defeitos não levam a nada. A pessoa que está a sua frente em hipótese
alguma irá falar mal de si, pelo contrário, ela sempre dirá que é a melhor pessoa do
mundo;

2. Tenha em mãos uma cartilha de normas e procedimentos. Regras existem para ser
cumpridas, então qual o problema de apresentá-las? Muitas vezes o relacionamento entre
patrão e empregado não dá certo devido a falta de normas bem definidas, então o
funcionário entra estabelecendo suas próprias regras que vão diretamente contra as da
empresa. Portanto, crie suas regras;

3. Questione bastante. Você só irá entender o que o candidato espera da empresa se
você perguntar, porém faça perguntas que demandem mais do que um simples ‘sim ou
não’. Lembre-se, as perguntas movem o mundo;

Ebook Amandio Junior4. Apresente a empresa e as pessoas da empresa. Um grande erro cometido pelos gestores é não apresentar um novo funcionário à empresa e aos funcionários. Aquela pessoa que acabara de ser contratado é peça fundamental para o processo de melhoria, então todos precisam saber da sua existência;

 5. Treine exaustivamente. Qualquer pessoa que entre à sua empresa precisa ser treinada exaustivamente independente da função que irá exercer. A razão é muito simples: Sua empresa é única e qualquer um que entre nela precisa seguir suas características.

Como qualquer relacionamento, objetivos em comum é a chave para o sucesso de pessoas dentro da empresa. As pessoas precisam estar em harmonia todo o tempo para que haja compromisso e respeito com o outro e com a instituição. Pense nisso!

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Construindo resultados

construindo resultados    Muito se fala em liderança,  é uma das palavras mais procuradas nos sites de busca atualmente e dentre os assuntos mais tratados quando converso com empresários nas cidades por onde passo. Eles se questionam todo o tempo sobre coisas do tipo: Eu sou realmente um líder? Por que as pessoas não fazem o que eu delego? Ou até mesmo o que posso fazer para melhorar meu desempenho como líder?

Ser líder não é um dom e sim uma habilidade e como toda habilidade,  precisa ser desenvolvida. E como desenvolvê-la? Pare neste momento e pense em algo que você um dia precisou ensinar a alguém,  por onde você iniciou o processo até chegar à pessoa? Muito provavelmente você deve ter iniciado pelo conhecimento do assunto,  depois pela experimentação e por último você partiu para ensinar. A liderança, como todo aprendizado,  precisa ser exercida da mesma maneira.

Você pode estar se perguntando e querendo me perguntar: “Mas não há pessoas que já nascem líderes?” e minha resposta é “Não”. Algumas pessoas nascem com uma predisposição para serem líderes que já está instalado em seus corações e mentes,  porém se não houver determinação para se desenvolver, experimentar e só aí exercer a liderança, estas pessoas não chegarão muito longe. pois nem todo mundo que se propõe ser ou fazer algo na vida consegue e um dos motivos se chama falta de desenvolvimento, de prática.

É muito curioso e irreal achar que alguém já nasce pronto ao exercer algo com maestria, alguns também atribuem à sorte, porém  estes rótulos são colocados nas pessoas bem sucedidas simplesmente por se enxergar somente o lado bom da história, do glamour. Se você pegar biografias de pessoas bem sucedidas em qualquer segmento notará que todos, sem exceção, tiveram seus momentos ruins, momentos de sacrifício, de receber diversos ‘nãos’, de até serem humilhados, porém todas elas não desistiram, foram em frente em busca do sonho maior que era a realização pessoal e profissional.

O que essas pessoas bem sucedidas fizeram? Aqui vão 5 passos para ajudar você a obter resultados expressivos na vida:

 

  1. Autoconhecimento. Mario Quintana em seu poema “Borboletas” diz que “O segredo é não cuidar das borboletas e sim cuidar do jardim para que elas venham até você.” Para você exercer algo, como a liderança, busque o autoconhecimento. Faça uma espécie de autocoaching se questionando sobre seus valores, missão, crenças, qualidades, defeitos, capacidades, limitações, comportamentos e ações. Quando você busca o autoconhecimento você começa a abrir sua mente para entender o outro.
  1. Excelência no que faz. O bom está bom ou pode ficar excelente? esta frase não é nova, porém sempre atual. Pessoas comuns fazem o bom, pessoas excelentes fazem coisas excelentes. Para se ter excelência na vida é necessário 5 coisas fundamentais: inteligência emocional, saber trabalhar em equipe, ser fiel aos seus princípios e valores, ter paixão pelo que faz e saber se superar em momentos difíceis.
  1. Marketing pessoal. Cuidar da imagem é algo fundamental para se alcançar resultados, afinal de contas começamos a agradar (ou não) primeiramente através dos olhos. Apesar disso, não pense que apenas uma roupa bonita lhe tornará expert no que faz. Marketing pessoal abrange outros fatores, além de se vestir bem dependendo da ocasião, como: pontualidade, ser natural, saber respeitar o outro, sair da zona de conforto, ser criativo, ter paciência e se autoconhecer.
  1. Comunicação. Segundo o Velho Guerreiro, Chacrinha, “Quem não se comunica, se trumbica”, ou seja, se dá mal. Comunicação é imprescindível para quem busca resultados expressivos na vida, ou você já viu algum líder liderar sem se comunicar?

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  1. Estabelecimento de metas. Você já parou para pensar o que irá acontecer no dia que você se tornar um líder nato ou começar a ter resultados expressivos na vida? É logico que felicidade é o primeiro sentimento que virá à tona, mas e o que virá depois? Para que dúvidas não lhe atrapalhem no meio do caminho, faça um planejamento de onde quer chegar e a razão de querer chegar lá. Lembre-se, propósito sem meta não serve de nada.

A construção de resultados expressivos na vida depende somente de você, não responsabilize ninguém ou nada pelas suas limitações. Reflita bem sua vida até agora, arregace as mangas e vá à luta. Pense nisso!

Sucesso a todos!

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