Sistematizar para não se atrapalhar

Sistematizar para não se atrapalhar_

 

Em minha experiência com micro e pequenas empresas ao redor do Brasil eu

tenho visto pouquíssimas instituições com suas atenções voltadas para processos e

sistematização. Como falei no artigo anterior, tudo se inicia com a entrevista para

contratação. Ao contratar deve-se apresentar logo quais são as tarefas que a pessoa que

irá entrar deverá cumprir, porém de maneira escrita. Além disso, as normas e

procedimentos da empresa devem ser explicados de maneira didática, item por item para

não deixar dúvidas.

Outra ferramenta muito importante para sistematizar procedimentos é o fluxograma

que mostra o passo a passo de uma rotina potencializando a padronização. O fluxograma

evita que as tarefas sejam feitas sob a diferente decisão de cada um, pois todos que

entram na empresa trazem consigo vícios e manias que muito provavelmente vão de

encontro às decisões da empresa e o resultado disso é cada um por si e Deus por todos,

gerando problemas de comunicação e consequentemente constrangimentos que irão

diretamente atingir os clientes.

Mas então como criar estas duas ferramentas consideradas tão importantes para o

bom andamento de processos dentro da empresa? Seguem abaixo algumas dicas

importantes para que você possa construir seus fluxogramas e seu manual de normas e

procedimentos.

 

1. Tanto para fluxograma como para normas e procedimentos busque a ajuda da equipe,

pois ela pode trazer ideias que você sozinho não consiga ter;

2.  Antes de reunir com sua equipe pense nos setores da sua empresa e onde pode haver

processos que vão facilitar o trabalho. Por exemplo, se você tem setor de estoque, será

que não seria importante ter um passo a passo desde a entrada do produto, passando

pelo cadastramento do mesmo no sistema até finalmente chegar nas prateleiras do

estoque;

3. Separe sua equipe por grupos de acordo com o setor que eles trabalham;

4. Peça-os para dar ideias, na linguagem da administração também chamada de

“brainstorm”, uma “tempestade de ideias” e enfatize que neste momento não há certo ou

errado. Provoque seus funcionários a pensar em soluções que facilitarão os processos da

empresa. É importante ressaltar que neste momento de inspiração da equipe você não

deve criticar ou deixar de incluir algo que alguém trouxe. Este momento é para deixá-los à

vontade para externar suas ideias;

5. Filtre o que todos disseram e veja se as ideias cabem nos procedimentos que você

deseja criar, se estão compatíveis com as rotinas da empresa;

6. Depois do filtro é hora de colocar em ordem de acontecimento. Neste momento você

conseguirá ter uma visão do inicio, meio e fim da tarefa;

7. Depois disso é só inserir os ícones para que realmente se transforme em um

fluxograma.(Aqui segue um exemplo tirado do site www.okconcursos.com.br)

fluxgrma

8. Com os fluxogramas prontos é hora de colocá-los em prática, primeiramente treinando cada pessoa envolvida exaustivamente até que seja oficializado.

Em relação ao manual de normas e procedimentos, os passos a seguir não são

diferentes, os assuntos é que são, pois as regras da empresa é que estão em pauta.

Temas como uniforme, uso da tecnologia (facebook, what’s app, etc.) entre outros são

levantados e discutidos para que haja uma padronização do que pode e não pode

acontecer. O gestor precisa ser um grande mediador para que não haja discussões

inúteis neste momento.
Ebook Amandio Junior

A empresa que tem processos bem definidos só tem a ganhar, os funcionários

gostam de participar dessas reuniões porque se sentem mais presentes e ativos dentro

da empresa. Portanto, se você não tem organograma, fluxograma e normas &

procedimentos em sua empresa ainda há tempo de fazer e você perceberá a diferença entre o antes e o depois. Pense nisso!

Sucesso a todos!
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